Spółki na mocy ustawy o rachunkowości mają obowiązek składania każdego roku sprawozdania finansowego. Jednak kto powinien je 
zatwierdzić, a kto podpisać, w jakim terminie i gdzie należy je złożyć?
Kto powinien podpisać się pod sprawozdaniem finansowym?
Sprawozdanie finansowe powinno zostać opatrzone podpisami osób odpowiedzialnych za poprawność, jasność, rzetelność oraz zgodność sporządnienia tego sprawozdania z obowiązującymi przepisami. Złożony podpis ma na celu potwierdzenie przedkładanych informacji.
Do osób tych zaliczamy:
-osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych,
-kierownika jednostki, w przypadku wieloosobowego organu kierującego-wszyscy członkowie zarządu.
Kto zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie należy zatwierdzić w przeciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. Poprzez zatwierdzenie sprawozdania rozumie się, iż organ zatwierdzający przyjmuje do wiadomości że informacje w nim zawarte są poprawne i rzetelne.
W zależności o formy organizacyjnej podmiotu wyróżnia się następujące organy zatwierdzające:
– w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością- zwyczajne zgromadzenie wspólników,
– w spółce akcyjnej oraz komandytowo-akcyjnej- zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,
– w spółce komandytowej, partnerskiej, jawnej i cywilnej oraz osoby fizycznej- jej właściciele (wspólnicy),
– w spółdzielni- walne zgromadzenie,
– w przedsiębiorstwie państwowym- rada pracownicza, w przypadku jej braku- organ założycielski,
– w instytucie naukowo-badawczym, instytucji kultury- organ założycielski.
Zatwierdzenie powinno występować w postaci: decyzji organu założycielskiego lub formie uchwały walnego zgromadzenia i posiadać klauzule oświadczenia woli „zatwierdzam” oraz być opatrzone datą i podpisami osób należących do organu zatwierdzającego.
Organ zatwierdzający poza rocznym sprawozdaniem finansowym zatwierdza również sposób podziału zysku lub pokrycia straty za dany rok obrotowy.
Jak udostępniać roczne sprawozdanie finansowe?
Przepisy nakładają na jednostki obowiązek udostępniania sprawozdania finansowego zarówno wewnątrz jednostki, jak na zewnątrz.
Po zatwierdzeniu rsf dla zwiększenia przejrzystości i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego jednostki powinny udostępnić następującym podmiotom dane dokumenty.
W Krajowym Rejestrze Sądowym każda jednostka objęta wpisem do KRS powinna złożyć wypełniony formularz KRS-Z30, do którego należy załączyć następujące dokumenty:
- Sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa),
- Sprawozdanie z działalności spółki,
- Protokół Zgromadzenia Wspólników (Uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie, Uchwałę o podziale zysku),
- Opinia biegłego rewidenta ( w przypadku gdy sprawozdanie podlegało badaniom).
Opłaty związane ze złożeniem sprawozdania finansowego w KRS wynoszą:
40,00 zł – opłata za wniosek o zmianę wpisu w KRS,
250,00 zł – opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Potwierdzenie opłaty należy dołączyć do wniosku o wpis.
Do Urzędu Skarbowego zgodnie z przepisami o podatku dochodowym jednostki mają obowiązek złożenia:
- sprawozdania finansowego,
- opinii biegłego rewidenta,
- uchwały Zgromadzenia Wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
W Monitorze Sądowym i Gospodarczym lub Monitorze spółdzielczym większe spółdzielnie oraz osoby fizyczne prowadząca działalność gospodarczą lub spółki cywilne zobowiązane do publikacji zbadanego przez biegłego rewidenta sprawozdania powinny w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia złożyć:
- wprowadzenie do sprawozdania,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- zestawienie zmian w kapitale własnym,
- rachunek przepływów pieniężnych,
- opinie biegłego rewidenta,
- uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
Jakie terminy obowiązują?
Podane daty dotyczą jednostek gdzie za rok obrotowy przyjęto rok kalendarzowy.
• do 31.03 (w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego) Zarząd spółki zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania Zarządu z działalności spółki,
• do 30.06 (nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego) organ musi przyjąć (zatwierdzić) roczne sprawozdanie,
• w przeciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez Zgromadzenie Wspólników należy złożyć dokument w Urzędzie Skarbowym wraz z zatwierdzającą sprawozdanie uchwałą,
• w terminie 15 dni od dnia Zgromadzenia Wspólników należy złożyć wniosek KRS-Z30 wraz z załącznikami do Sądu Rejestrowego.
W jaki sposób przechowywać sprawozdanie finansowe?
Jednostki są zobowiązane do przechowywania (na czas nieokreślony) sprawozdanie z działalności w formie papierowej oraz chronić je przed zmianami, uszkodzeniem czy tez nieupoważnionym udostępnieniem.
Kto ponosi odpowiedzialność ?
Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe ponosi głównie kierownik jednostki (w tym członkowie zarządu, rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki).
Odpowiadają oni by sporządzone sprawozdania były zgodne z obwiązującymi przepisami.
Dodatkowo osoba prowadząca księgowość, a także kierownik jednostki ponoszą odpowiedzialność za: niesporządzanie rocznego sprawozdania finansowego oraz za sporządzenie go niezgodnie z ustawą, a także za zawarcie nierzetelnych danych. Ponadto zobowiązani są poddać rsf do badania biegłego rewidenta i złożyć do właściwego sądu rejestrowego.
Sankcją za niedopełnienie tych czynności jest grzywna lub kara ograniczenia wolności.
W przypadku niezatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego przepisy prawa nie nakładają żadnej kary. Osoby prawne do momentu zatwierdzenia sprawozdania nie mogą jednak dzielić zysku.