Ważne! Za organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe uznaje się organ, który na mocy obowiązujących daną jednostkę przepisów prawa, statutu, umowy lub prawa własności jest upoważniony do zatwierdzenia sprawozdania finansowego danej jednostki. Dla przykładu: w spółce osobowej (z wyłączeniem spółki komandytowo-akcyjnej) i spółce cywilnej za organ zatwierdzający przyjmuje się jej wspólników. Zwyczajowo takie zatwierdzenie przebiega na zasadzie głosowania, a następnie podjęcia stosownej uchwały w tym przedmiocie.
Do obowiązków organu zatwierdzającego należy także podjęcie uchwały o podziale wyniku finansowego – tzn. o rozdysponowaniu dodatniego wyniku finansowego na określone cele (choćby statutowe) albo zbilansowaniu ujemnego wyniku finansowego. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki powinno zostać zatwierdzone w terminie nieprzekraczającym sześciu miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia zakończenia roku finansowego (dla roku obrotowego, który pokrywa się z rokiem kalendarzowy datą końcową przyjęcia sprawozdania jest więc 30 czerwca następnego roku). Oznacza to także, że dla wielu jednostek ostatecznym terminem na złożenie sprawozdania finansowego w odpowiednim rejestrze sądowym pozostaje dzień 15 lipca 2015 roku.
Zasady sporządzania, zatwierdzania i składania sprawozdań finansowych
- Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
- Spółka akcyjna – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy;
- Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – zwyczajne zgromadzenie wspólników;
- Spółka komandytowo-akcyjna – walne zgromadzenie;
- Spółka jawna, partnerska, komandytowa, cywilna – wspólnicy;
- Przedsiębiorstwa państwowe – rada pracownicza (w przypadku jej braku sprawozdanie zatwierdza organ założycielski);
Zatwierdzenie sprawozdania dokonuje się zwyczajowo poprzez głosowanie i podjęcie odpowiedniej uchwały. Następnie organ zatwierdzający decyduje o uchwałach dotyczących rozdysponowania wyniku finansowego. Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno zostać przeprowadzone w terminie nieprzekraczającym sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Jednostki, które zostały zarejestrowane w KRS, lecz nie prowadzą działalności gospodarczej nie są zobligowane do złożenia sprawozdania finansowego do KRS. Obowiązek ten został nałożony natomiast na organizacje prowadzące działalność gospodarczą (czyli zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców) – nawet w sytuacji, gdy nie prowadzi ona realnych działań gospodarczych w danym roku obrotowym.
- Kto odpowiada za prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego?
Za odpowiednie przygotowanie i sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialność ponosi organ zatwierdzający. Art. 4 a uor wyraźnie wskazuje, że kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub organu nadzorującego jednostkę są zobligowani do rzetelnego przygotowania sprawozdania – tzn., by spełniało ono wszystkie wymagania określone w uor. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub organu nadzorującego jednostki odpowiadają także solidarnie wobec spółki za ewentualną szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku. Kierownik odpowiada również za terminowe złożenie sprawozdania do rejestru sądowego.
- Procedura składania sprawozdania w rejestrze sądowym.
Do odpowiedniego rejestru sądowego sprawozdanie finansowe powinny złożyć jednostki, które podlegały wpisowi do rejestru – tzn. spółki osobowe (spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne) oraz spółki kapitałowe (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne). Warto zaznaczyć jednak, że spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie podlegają przepisom ustawy o rachunkowości, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro, ale nie podlegają one wpisowi do KRS. Oznacza to, że nie składają one do KRS swoich sprawozdań finansowych.
- Dokumenty – zakres i rodzaj dokumentów, które powinny być dostarczone do rejestru sądowego podyktowany jest choćby faktem, czy dana jednostka objęta jest obowiązkiem badania przez biegłego rewidenta lub czy jest zobligowana do sporządzania sprawozdania z działalności.
- Jednostka sporządzająca uproszczone sprawozdanie finansowe – do rejestru sądowego należy złożyć: sprawozdanie finansowe uproszczone (bilans i rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia); odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty; informację o rodzaju opinii biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe było badane przez biegłego rewidenta, wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia;
- Jednostka niepodlegająca obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta – do rejestru sądowego należy złożyć: sprawozdanie finansowe (bilans i rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia); odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty; opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu;
- Jednostka podlegająca obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta – do rejestru sądowego należy złożyć: sprawozdanie finansowe (bilans i rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym, rachunek przepływów pieniężnych, informacja dodatkowa obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia); odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty; opinię biegłego rewidenta;
Ważne! Spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie oraz przedsiębiorstwa państwowe są zobligowane do sporządzenia i złożenia do rejestru sprawozdania z działalności.
Sprawozdanie finansowe należy składać do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego jako załącznik do wniosku KRS-Z30 (wniosek o zmianie wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym – sprawozdanie finansowe i inne dokumenty). Do wniosku KRS-Z30 należy ponadto dołączyć wniosek KRS-ZN (sprawozdanie finansowe i inne dokumenty – załącznik do wniosku), w którym powinno się wymienić wszystkie składane dokumenty. Przedkładając wniosek należy również bez wezwania uiścić opłatę sądową wynoszącą 140 zł (40 zł wpisu oraz 100 zł ogłoszenie w Monitorze). Ważne! W przypadku, gdy wniosek nie będzie złożony na urzędowym formularzu lub jednostka nie uiściła opłaty sądowej lub też nieprawidłowo wypełniła wniosek sąd rejestrowy zwraca wniosek bez wzywania do uzupełnienia brakujących kwestii. Wówczas wniosek ten może zostać ponownie złożony w terminie siedmiu od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeśli wniosek ponownie złożony nie jest dotknięty brakami, wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie następuje w razie kolejnego zwrotu wniosku, chyba że zwrot nastąpił na skutek braków uprzednio niewskazanych. W razie wystąpienia innych braków przepisy art. 130 kodeksu postępowania cywilnego stosuje się odpowiednio. Wniosek o wpis spółki do rejestru złożony drogą elektroniczną i nieopłacony nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu.
WAŻNE! Wnioski można również złożyć na niebarwnych formularzach stanowiących wydruki komputerowe lub będących kserokopiami formularzy urzędowych. Wnioski można także złożyć drogą elektroniczną – wówczas wniosek powinien zostać opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
- Termin – termin składania sprawozdania finansowego do rejestru sądowego to 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości należy zatwierdzić w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku jednostek, których rok obrotowy jest rokiem kalendarzowym, oznacza to, że zatwierdzenie powinno nastąpić do 30 czerwca 2014 r., co oznacza, że najpóźniej do 15 lipca sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone do rejestru sądowego;
WAŻNE! W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, do rejestru sądowego należy złożyć sprawozdanie finansowe niezatwierdzone, a następnie po zatwierdzeniu!
- Odpowiedzialność karna za nieskładanie sprawozdania finansowego do rejestru – art. 79 ustawy o rachunkowości wskazuje, że jednostka za niezłożenie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności. W przypadku orzeknięcia, że sprawozdanie finansowe nie zostało złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do jego złożenia wyznaczając dodatkowy, siedmiodniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. W razie niewykonania obowiązków w podanym terminie sąd rejestrowy nakłada grzywnę w wysokości 10 000 zł na obowiązanych. Grzywnę można nakładać wielokrotnie!
- Obowiązek składania sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego – jednostki, o których mowa, jako podatnicy mają ponadto obowiązek dostarczenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Do sprawozdania należy również dołączyć opinię i raport podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych (w przypadku, gdy jednostka podlegała badaniu) oraz odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Termin złożenia rocznego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego wynosi 10 dni od daty jego zatwierdzenia (jednak nie później niż do 10 lipca 2014 r.).
WAŻNE! Do urzędu skarbowego należy ponadto złożyć raport biegłego rewidenta. Raportu nie składa się do rejestru sądowego.
- Odpowiedzialność karna za nieskładanie sprawozdania finansowego do US – sprawozdanie finansowe traktowane jest tożsamo z deklaracją podatkową. Za niezłożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego grozi grzywna w wysokości 720 stawek dziennych za wykroczenie skarbowe.