Przedsiębiorca, który decyduje się na zatrudnienie chociażby jednej osoby staje się pracodawcą. Oznacza to dla niego dodatkowe obowiązki i odpowiedzialność. Jakich procedur należy dopełnić przy przyjmowaniu nowej osoby do pracy? I jakie dokumenty będą do tego niezbędne?
-
Jednym z podstawowych dokumentów jest kwestionariusz osobowy dla pracownika. Zawiera on najważniejsze dane o zatrudnianej osobie. Zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy pracodawca ma prawo żądać od zatrudnianej osoby takich danych osobowych, jak:
• imię (imiona) i nazwisko
• imiona rodziców
• data urodzenia
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)
• wykształcenie
• imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika,
• numeru PESEL
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
-
przy czym można zażądać udokumentowania tych danych np. przez okazanie dowodu osobistego, dyplomu ukończenia szkoły.
Zanim pracownik podpisze umowę o pracę, przyszły pracodawca ma obowiązek skierowania pracownika na wstępne badania lekarskie. Celem tego jest uzyskanie dokumentów potwierdzających brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Koszt tych badań ponoszony jest przez pracodawcę. Lekarz medycyny pracy na podstawie skierowania na badania, zwierającego informacje dotyczące rodzaju wykonywanej pracy, stanowiska i warunków szkodliwych dla zdrowia wystawia zaświadczenie.
Po przeprowadzonych badaniach i zatwierdzeniu przez lekarza zdolności do wykonywania pracy strony mogą podpisać umowę o pracę. Umowa powinna być sporządzona w formie pisemnej.
Pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. Informacje te dotyczą m.in. dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, długości okresu wypowiedzenia umowy.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest zaznajomienie pracownika z regulaminem wewnętrznym, z przysługującymi uprawnieniami rodzicielskimi, z równym traktowaniem w zatrudnieniu, z zakresem obowiązków zatrudnionego.
Pracownik musi złożyć pracodawcy oświadczenie PIT 2, w którym to pracownik określa dany zakład pracy jako właściwy do stosowania odliczeń kwoty wolnej od podatku.
Zgodnie z kodeksem pracy nowo zatrudniona osoba jeszcze przed rozpoczęciem pracy musi przejść szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Dowodem na odbycie szkolenia jest pisemne oświadczenie pracownika z zapoznaniem się z przepisami i zasadami BHP. Istotny jest fakt, iż nie wolno dopuścić do pracy osoby, która nie posiada wymaganych kwalifikacji bądź potrzebnych umiejętności oraz dostatecznej znajomości przepisów i zasad BHP.
Pracownik musi być zgłoszony przez pracodawcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia. Pracodawca musi w tym celu wypełnić i złożyć w oddziale ZUS formularz ZUS ZUA, na którego podstawie będą naliczane składki. Obowiązkowe ubezpieczenie pracownika trwa od chwili zatrudnienia do momentu ustania stosunku pracy.
Podstawy prawne:
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. 1974, nr 24, poz. 141 z późn. zm.);
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. – W sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996, nr 62, poz. 286 z późn. zm.);
3. Ustawa z dnia 13 października 1998r. – O systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998, nr 137 poz. 887 z późn. zm.).