Szybki kontakt

Rachunkowość

Refundacja okularów dla pracownika

Refundacja okularów dla pracownika

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej pracownikom pracującym przy obsłudze monitora ekranowego pracodawca jest zobowiązany zapewnić okulary korygujące wzrok, jeśli taką konieczność wykazały badania lekarskie. Jednak jakie warunki muszą być spełnione, aby uzyskać refundację? Czy pracownik osiąga z tego tytułu przychód? I czy dla pracodawcy zakup ten będzie stanowił koszt uzyskania przychodów?okulary_001 (640x427)

Pracownik ubiegający się o refundację zakupu okularów musi spełniać łącznie dwa warunki. Po pierwsze spędzać połowę dobowego wymiaru czasu pracy przy monitorze ekranowym. Po drugie zalecenie o konieczności stosowania okularów musi wynikać z badań z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej. Oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku zwrotu za zakup szkieł, gdy pracownik sam udał się do okulisty.
Okulary, które zostały nabyte dla pracownika stanowią jego przychód. Jeżeli zostały jednak spełnione wyżej wymienione warunki, zatrudniony będzie zwolniony z podatku dochodowego z tego tytułu.
Pozostałe kwestie odnoszące się do refundacji okularów powinny zawierać się w wewnętrznych przepisach firmy. Unormowania te nie mogą jednak odbiegać od przepisów zawartych w rozporządzeniach, ustawach i być mniej korzystne dla pracowników.

Ze względu na różnorodność cen opraw i szkieł optycznych pracodawcy przysługuje możliwość ograniczenia swojego udziału w koszcie wykonania okularów. Przepisy nie określają jak duże ma być dofinansowanie, dlatego u każdego pracodawcy może to być inna kwota. Jednak zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy udział ten nie może być niższy niż koszt standardowych okularów. Kwota ta musi być realna, tak aby faktycznie umożliwiła pracownikowi zakup odpowiednich szkieł i opraw.
Częstotliwość zakupu okularów dla pracowników nie może być określona w wewnątrzzakładowych przepisach. Gdyż refundacja ta powinna zależeć od indywidualnych potrzeb pracownika i wynikać z przeprowadzonych badań lekarskich. Określanie tego terminu w regulaminach jest niezgodne z nałożonymi obowiązkami na pracodawcę.
Pracodawca, który finansuje zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych swoim pracownikom, może zaliczyć te wydatki do kosztu uzyskania przychodów. Koszty te związane są z zatrudnieniem pracowników i wynikają z przepisów prawa pracy nałożonych na pracodawcę. W przypadku, gdy pracownik sam udał się do okulisty i lekarz zalecił stosowanie okularów rekompensata ich zakupu, będąca dobrą wolą pracodawcy również stanowi dla firmy koszt uzyskania przychodu. Można uzasadniać to tym, iż są to koszty poniesione w celu zwiększenia motywacji zatrudnionych do pracy.

Na podstawie faktury, która dokumentuje zakup okularów podatnik ma prawo odliczyć naliczony podatek VAT. Podobnie w przypadku dobrowolnej refundacji szkieł przez pracodawcę istnieje możliwość odliczenia VAT-u. Naczelny Sąd Administracyjny motywuje to faktem, iż zakup towarów i usług związanych z zatrudnieniem pracowników służy działalności opodatkowanej pracodawców. Podatek od towarów i usług podlega odliczeniu w pełnej kwocie w sytuacji, gdy faktura była wystawiona na pracodawcę. W przypadku, gdy faktura była wystawiona na pracownika pracodawca może dokonać zwrotu wydanej kwoty, ale nie powstaje przy tym żaden skutek dla rozliczeń podatku od towarów i usług.
Wątpliwości odnośnie odliczenia podatku VAT od zakupu okularów dla pracowników pojawiają się, gdy pracodawca tylko w sposób częściowy pokrywa koszty. Według indywidualnej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej z Łodzi pracodawca może odliczyć VAT od kwoty jaką rzeczywiście poniósł na te wydatki.
Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej z Poznania w indywidualnej interpretacji stwierdza, że pracodawca jest dostawcą okularów. Przekazanie okularów uznaje się za czynność odpłatną. Firma wówczas jest zobowiązana do naliczenia podatku VAT z tytułu dostawy, gdzie podstawę opodatkowania stanowić będzie koszt ponoszony przez pracownika na zakup okularów. Interpretacje te często stanowią kwestie sporną i wiążą się z wieloma wątpliwościami.

Podstawy prawne:
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy art. 207 § 2 (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141)
2. Ustawa z 26 lipca 1991 r.o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 21 ust. 1 pkt 11 i art. 22 ust. 1 ( j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21)
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe  § 2 pkt. 1, § 3 ust. 5 i § 8 (Dz. U. Nr 148, poz. 973)
4. Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług art. 7 ust. 2 i 8, art. 29 ust. 10, art. 41 ust.( j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r.)
5. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 marca 2011 r., sygn. akt I FSK571/10
6. Interpretacja indywidualna z dnia 03.01.2013, sygn. ILPP2/443-1016/12-2/MN
7. Interpretacja indywidualna z dnia 28.03.2012, sygn. IPTPP1/443-3/12-4/MW