Jednymi z najczęstszych kosztów po stronie przedsiębiorcy są te związane ze służbowymi samochodami i pochodnymi wydatkami. Warto zatem zapoznać się z kryteriami uznawania ich za koszty podatkowe, a tym samym możliwość ich odliczenia. W ostatnich miesiącach wprowadzono nowe regulacje dotyczące m.in. odliczenia 100% VAT naliczonego od samochodu i paliwa czy też odliczania VAT-u od paliwa nabywanego do samochodu osobowego, który jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i w celach prywatnych.
- Wydatki związane z samochodami służbowymi są kosztem podatkowym.
Bez wątpienia nakłady finansowe powiązane z używaniem samochodu służbowego przez pracownika powinny być zaliczane do kosztów podatkowych, ponieważ pracodawca ponosi je, by wypracować przychód. Co ważne – nie ma także przepisu, który wyłączałby możliwość wliczenia tychże wydatków do kosztu uzyskania przychodu.
Ważne! Samochodem służbowym nazywamy pojazd, który jest zaliczany do majątku pracodawcy bądź też jest przez niego leasingowany.
- Wątpliwości związane z odpłatnym użyczaniem samochodu służbowego pracownikowi do celów prywatnych.
Przedsiębiorca może użyczyć samochodu służbowego pracownikowi dla celów prywatnych pobierając przy tym stosowaną opłatę – wówczas wydatki związane z użytkowaniem samochodu służbowego nadal w całości uznawane są jako koszty związane z osiąganiem przychodu (po części jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu z tytułu działalności podstawowej przedsiębiorstwa, po części zaś jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu z odpłatnego użyczenia samochodu służbowego pracownikowi).
Potwierdzeniem takiej sytuacji jest choćby interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 lipca 2014 r. (sygn. IPTPB3/423-131/14-4/KJ): (…) skoro z tytułu odpłatnego udostępnienia dla potrzeb prywatnych samochodów służbowych pracownikom Spółka uzyskuje przychód z tytułu odpłatnego udostępnienia pracownikom samochodów służbowych, to wydatki ponoszone przez Spółkę związane z eksploatacją tych samochodów, jako ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, stanowią koszt jego uzyskania.
Ważne! Nie ma prawnych wytycznych regulujących wysokość opłaty ponoszonej przez pracownika, który wykorzystuje samochód służbowy w celach prywatnych. Pojawiają się jednak porady, by opłata ta odpowiadała proporcjonalnie kosztom poniesionym przez przedsiębiorcę w związku z wykorzystywaniem samochodu służbowego w celach prywatnych przez pracownika. Odradza się natomiast ustalania tejże opłaty w symbolicznej wysokości, ponieważ organy podatkowe mogą uznać, iż samochód w rzeczywistości udostępniany jest pracownikowi nieodpłatnie lub częściowo nieodpłatnie. Krajowa Informacja Podatkowa sugeruje także, by w umowie o najem samochodu służbowego do celów prywatnych zawrzeć klauzulę, iż to pracownik ponosi koszt paliwa do tegoż samochodu, gdy używa go prywatnie.
- Wątpliwości związane z nieodpłatnym użyczaniem samochodu służbowego pracownikowi do celów prywatnych.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca użycza samochód służbowy swojemu pracownikowi nieodpłatnie powstaje dla tego pracownika przychód w zryczałtowanej wysokości określonej przez art. 12 ust. 2a–2c updof. Wówczas pracodawca (jako płatnik) jest zobligowany do wykazania takiego przychodu. Jednocześnie należy podkreślić, iż wedle organów podatkowych koszty używania samochodu służbowego udostępnionego pracownikowi w sposób nieodpłatny dla celów prywatnych nie stanowią – w części przypadającej na użytek prywatny pracowników – kosztów podatkowych pracodawców!
Potwierdzeniem niech będzie interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 23 maja 2012 r. (sygn. ILPB3/423-71/12-4/MM): (…) koszty eksploatacji samochodów służbowych wykorzystywanych do celów prywatnych przez pracowników Wnioskodawcy nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów ze względu na brak związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanym z tej działalności przychodem. Należy stwierdzić, że umożliwienie używania samochodów służbowych do celów prywatnych pracowników nie jest ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, a służy jedynie osobistym interesom pracowników. Powyższe nie pozostaje więc w związku przyczynowym z uzyskiwanymi przychodami bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu Wnioskodawcy. (…) Reasumując powyższe, koszty eksploatacji samochodów służbowych wykorzystywanych do celów prywatnych przez pracowników nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla Wnioskodawcy jako niespełniające przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Warto jednak zaznaczyć, iż w interpretacji tej znalazł się także zgoła odmienny zapis dotyczący dopuszczania zaliczania do kosztów uzyskania przychodów rat leasingowych dotyczących samochodów służbowych, które zostały udostępnione pracownikom dla celów prywatnych: (…) w części dotyczącej rat leasingowych stwierdzić należy, iż bez znaczenia jest fakt, że leasingowany samochód służbowy jest wykorzystywany przez pracowników dla celów prywatnych. Tak więc wydatki dotyczące opłat i rat leasingowych stanowią co do zasady koszty podatkowe.
Według organów podatkowych więc koszty dotyczące samochodów służbowych udostępnianych pracownikom w sposób nieodpłatny dla celów prywatnych można podzielić na:
- koszty stałe – na ich wysokość nie wpływa sytuacja użyczenia samochodów pracownikom dla celów prywatnych (do kosztów takich, oprócz rat leasingowych, można zaliczyć koszty odpisów amortyzacyjnych, ubezpieczenia samochodów czy przeglądów technicznych). Wydatki te stanowią koszt uzyskania przychodów;
- koszty zmienne – na ich wysokość wpływa fakt użyczenia samochodów pracownikom dla celów prywatnych, a w szczególności: koszty paliwa, olejów oraz płynów eksploatacyjnych. Wydatki takie stanowią koszty uzyskania przychodów tylko w części, w jakiej dotyczą używania samochodów do celów służbowych. Takie stanowisko prezentuje m.in. Krajowa Informacja Podatkowa.
W sytuacjach niejednoznacznych (dotyczących choćby kosztów napraw samochodu lub przeprowadzania okresowych przeglądów) to podatnik podejmuje decyzje o uznaniu wydatków za koszty stałe (co wiąże się ze zwiększonym ryzykiem podatkowym) lub koszty zmienne (rozwiązanie bezpieczniejsze podatkowo). Podatnik decyduje także o sposobie szacowania części kosztów zmiennych dotyczących używania samochodu dla celów służbowych (albowiem jedynie niewielką część kosztów zmiennych można uznać za dotyczącą wyłącznie użytku prywatnego lub wyłącznie użytku służbowego). Organy podatkowe ani przepisy prawne nie podają żadnych konkretnych wskazówek czy regulacji. Dobrym rozwiązaniem może być wprowadzenie limitu wydatków na paliwo (w kwocie ustalonej przez pracodawcę), choć i takie podejście może spotkać się z negacją ze strony organów podatkowych (które mogą odmówić uznania części tego limitu jako kosztu podatkowego).
- Wątpliwości związane z kosztami samochodów parkowanych w miejscu zamieszkania pracowników.
W sytuacji, gdy samochód służbowy jest parkowany w miejscu zamieszkania pracownika, ale bez możliwości wykorzystywania go przez tego pracownika dla celów prywatnych, dojazdu do miejsca pracy i powrotu do miejsca zamieszkania nie uznaje się jako użytek prywatny. Wydatki na używanie samochodu służbowego przez pracownika stanowią więc wówczas koszty podatkowe pracodawcy w całości!
Potwierdzeniem niech będzie interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 4 grudnia 2012 r. (sygn. IPTPB3/423-288/12-4/MF) czy interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 października 2014 r. (sygn. IPPB5/423-640 /14-4/AM): (…) wydatki związane z eksploatacją samochodów służbowych w zakresie przejazdów pracowników na trasie pomiędzy wyznaczonym miejscem parkowania (miejscem zamieszkania) a miejscem pracy – o ile nie służą osobistym celom pracowników, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych, jako ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, stanowią koszty ich uzyskania.
Podstawa prawna powyższych ustaleń: art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 51 i art. 16 ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 851; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 211.