Jednymi z najczęstszych kosztów po stronie przedsiębiorcy są te związane ze służbowymi samochodami i pochodnymi wydatkami. Warto zatem zapoznać się z kryteriami uznawania ich za koszty podatkowe, a tym samym możliwość ich odliczenia. W ostatnich miesiącach wprowadzono nowe regulacje dotyczące m.in. odliczenia 100% VAT naliczonego od samochodu i paliwa czy też odliczania VAT-u od paliwa nabywanego do samochodu osobowego, który jest wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej i w celach prywatnych.
1 kwietnia 2014 roku weszło w życie prawo, które pozwala przedsiębiorcom odliczać 100 % podatku VAT naliczonego przy zakupie samochodu o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3.5 tony. Ponadto podatnicy mogą skorzystać z odliczenia 100 % kosztów poniesionych na paliwo do takiego samochodu. Co ważne – prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej stawce przysługuje jedynie tym przedsiębiorcom, którzy wykorzystują taki samochód wyłącznie w działalności gospodarczej i poinformują zawczasu o takim fakcie urząd skarbowy na druku VAT-26.
Prawo do pełnego odliczenia podatku VAT dotyczy dwóch rodzajów samochodu:
- Pojazdy o określonej konstrukcji technicznej opisane w art. 86a ust. 4 pkt 2 w zw. z ust. 9 ustawy o VAT;
- Pojazdy, których sposób wykorzystywania przez przedsiębiorcę, zwłaszcza nakreślony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów, które nie są związane z działalnością gospodarczą;
- Informacja VAT -26
Przedsiębiorca może skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT w przypadku drugiej wymienionej powyżej kategorii samochodu jedynie wówczas, gdy w terminie 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z tym pojazdem złoży w urzędzie skarbowym informację VAT-26 (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT). W przypadku pierwszej z wyżej wymienionych kategorii pojazdów obowiązek ten nie jest już nałożony na przedsiębiorcę.
Złożenie informacji VAT-26 we właściwym terminie jest niezmiernie istotne, ponieważ dostarczenie jej w późniejszym czasie oznacza dla przedsiębiorcy utratę możliwości odliczenia 100 % wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu przed dniem złożenia tejże informacji. Innymi słowy: przedłożenie informacji w terminie przekraczającym 7 dni oznacza, iż podatnik będzie mógł odliczyć jedynie 50 % podatku VAT naliczonego (z wyjątkiem sytuacji wymienionych w art. 12 ustawy nowelizującej, który wprowadza czasowy zakaz odliczania podatku VAT naliczonego od paliwa do samochodów osobowych i innych wymienionych w pkt 2 tego przepisu).
W przypadku pojazdów, które były użytkowane jedynie w działalności gospodarczej podatnika przed 1 kwietnia 2014 r. i przedsiębiorca nadal wykorzystuje je w ten sposób (po wejściu w życie nowelizacji), podatnik powinien złożyć informację VAT-26 w terminie 7 dni, licząc od pierwszego wydatku poniesionego od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej, czyli 1 kwietnia 2014 r. (art. 8 pkt 2 ustawy nowelizującej).
Dla przykładu: przedsiębiorca użytkuje samochód wyłącznie w działalności gospodarczej. 3 kwietnia 2014 r. zakupił paliwo do tego samochodu – aby móc skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT powinien przedłożyć informację VAT-26 do dnia 10 kwietnia 2014 roku. W przypadku przekroczenia tego terminu podatnik będzie mógł odliczyć jedynie 50 % VAT naliczonego z faktury zakupu paliwa (przy założeniu, że ww. samochód nie jest samochodem osobowym lub samochodem wymienionym w art. 12 pkt 2 ustawy nowelizującej, w przypadku których do 30 czerwca 2015 r. został utrzymany zakaz odliczania VAT od paliwa).
- Naprawy, konserwacja, eksploatacja.
Nowelizacja z 1 kwietnia 2014 roku wprowadziła także pewne ograniczenia w odliczaniu podatku VAT naliczonego przy wydatkach na naprawy, konserwację i eksploatację samochodów o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Przedsiębiorcy mają prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego od tych wydatków, z wyjątkiem sytuacji, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności. Koniecznym jest jednak przedłożenie informacji VAT-26 w odpowiednim terminie! Analogicznie do sytuacji wymienionych w punkcie 1 przekroczenie terminu siedmiodniowego wiąże się z utratą możliwości pełnego odliczenia podatku VAT sprzed dnia złożenia informacji.
- Ewidencja przebiegu pojazdu.
Przedsiębiorca ma obowiązek udokumentować prowadzoną przez siebie ewidencją przebiegu pojazdu fakt wykorzystywania pojazdu jedynie w działalności gospodarczej (pojazdu innego niż ten, którego konstrukcja techniczna wskazuje na używanie go wyłącznie w działalności).
***
7 lutego 2014 roku weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzająca nowelizację względem odliczania podatku VAT od paliwa zakupionego do samochodu wykorzystywanego zarówno w celach prywatnych oraz na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Obecnie aż do 30 czerwca (przy czym termin ten może ulec wydłużeniu) nie można odliczyć podatku VAT od paliwa zakupionego do samochodu używanego w sposób mieszany! Przepis ten dotyczy zakupu paliwa, oleju napędowego i gazu dokonanego przed dniem 30 czerwca. Co ważne – przepis ten nie dotyczy przedsiębiorców, którzy wykorzystują samochód jedynie w celach prowadzonej przez siebie działalności!
Podstawa prawna wyżej wymienionych informacji:
- 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 312 – w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2014 r.;
- 8 ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – Dz.U. z 2014 r., poz. 312;